みなさんこんにちは(^^)/ 営業事務グループの望月です。
今回は、以前紹介した今年入社の新卒Oさんの1日に密着したいと思います！ 入社して早5ヶ月目のOさんですが、いろいろな業務を覚えてくれています(´;ω;｀) 覚えるのも早いので、どんどん業務を教えてしまいますが、 もちろん、個々のペースに合わせながら丁寧にひとつずつ教えておりますよ。
さて、前置きが長くなりましたが、Ｏさんの１日 スタートです😉✨
⏰9:30 始業 ・契約管理グループと経営企画室(4階フロア在籍メンバーにて)朝礼 ↓ ⏰～11:00 新規計上 ・新しく入居される方の契約書などの契約内容の確認 ・入金された契約金の資金移動準備 ↓ ⏰～12:00 解約受付 ・解約申請の連絡を受け、解約の受付。 (必要書類の作成や、データ入力) ↓ ⏰～13:00 お昼休憩(1時間) ↓ ⏰13:00～ 新規計上後の対応 ・基幹システムへの入力・確認作業 ・契約書の整理、他エクセルへ情報の入力 ↓ ⏰～14:45 ・先輩に新しく教えてもらった内容のメモをまとめる ↓ ⏰14:45～賃貸借契約書ファイリング ・契約書のファイリングの為の、各種データ入力など ↓ ⏰15:30～ ・過去分のオーナー契約書の整理、ファイリング ・保険領収書送付用書類のセッティング ↓ ⏰17:30 終礼 ・基幹システムのオーナー情報変更 ↓ ⏰18:30 定時 ・日報の記入、提出 ・片付け、キャビネットの施錠
いかがでしたでしょうか？ Oさんは主に、新しく入居する方の契約後の処理(契約書内容確認や、契約金移動準備など)や、解約申請時の受付を行っています。
もちろん、契約が終わらなかったり、解約申請が無い時は それ以外の業務も行いますが、上記に関しては対応後、他部署へ提出する書類があったり、 契約者様、オーナー様へ契約書の送付があったりするので 優先的に処理をしなくてはいけません。
いつ来るかわからないので、優先順位を考えたり、自分が処理する時間を把握して タイムスケジュールを組んだりする能力が求められるかと思います。
そういった部分も含めて、先輩スタッフが丁寧に教えていきます。 業務も２～３名程度のチームで行っているので 分からないことがあってもすぐに聞けたり、突発的な業務が回ってきても お互いにフォローできるような環境にあります。
そんな感じで。 入社5ヶ月目のOさんも毎日いろいろなことを覚えながら頑張ってくれています。 本当に助かってます(´;ω;｀) いつもありがとう✨
では、また次回。